De beller wordt sneller: Bied een betere klantbeleving door de integratie van uw kantoorsoftware en telefonie


Het opzoeken van dossiers en cliënten kan soms een tijdrovende klus zijn. Extra vervelend als u tijdens het zoeken een cliënt bijvoorbeeld in de wacht moet zetten, of als u na een telefoongesprek snel notities wilt toevoegen aan een dossier.

Door de telefonie integraties van Helder Telecom & ICT met vele bekende softwarepakketten voor de juridische praktijk bespaart u een hoop tijd, kunt u cliënten telefonisch beter te woord staan en de administratie van uw aan de telefoon besteedde tijd direct administreren en declareren.

Als een cliënt belt, wilt u alle informatie omtrent deze cliënt zo snel mogelijk op uw scherm zien. Het opzoeken van de juiste dossiers kost dan vaak even tijd, terwijl uw cliënt natuurlijk zo snel mogelijk wil worden geholpen. Andersom wilt u als u een cliënt wilt bellen ook niet teveel tijd kwijt zijn aan het opzoeken van telefoonnummers en het registreren en declareren van uw aan de telefoon besteedde tijd. Door het integreren van uw (juridische) software en uw telefooncentrale, kunt u dus veel kostbare tijd besparen die u normaal gesproken kwijt bent aan het opzoeken of administreren van uw gesprekken.

Hoe werken onze integraties?

Uw Xelion centrale is in staat om vele soorten informatie en gespreksdata uit te wisselen, en applicaties met elkaar te verbinden. De centrale kan daarbij gezien worden als een soort informatierotonde, waarlangs de verschillende systemen met elkaar in contact kunnen staan.

Inkomende gesprekken

Bij een inkomende oproep herkent de Xelion telefooncentrale het telefoonnummer en checkt of dit nummer voorkomt in de relatiekaarten in uw softwarepakket. Als het telefoonnummer wordt gevonden, laat uw vertrouwde softwarepakket direct de juiste relatiekaart zien, samen met de relevante informatie zoals bijvoorbeeld lopende dossiers.

Dit alles gebeurt in een fractie van een seconde. Zo kan een receptionist bijvoorbeeld direct zien wie de behandelaar is van een dossier, en kan de behandelaar direct zien wat de recente verrichtingen op het dossier zijn geweest.

Uitgaande gesprekken

Ook uw uitgaande gesprekken, of u deze nu voert via uw vaste toestel, mobiele telefoon, of softphone, kunnen aan uw dossiers worden gekoppeld. De gebelde tijd kan vervolgens gedeclareerd worden op het juiste dossier. Ook kunt u in uw softwareapplicatie klikken op een telefoonnummer om direct via uw Xelion softphone uit te bellen.* Dit levert een hoop gebruiksgemak op, voorkomt het foutief overnemen van het telefoonnummer van het scherm op een ander apparaat, en stroomlijnt de registratie van gesprekken nog verder. U kunt ook gesprekken achteraf via het gesprekslogboek nog koppelen aan dossiers ter administratie en declaratie.

Chat en berichten

Ook tekstberichten kunnen via de Xelion integratie gedeeld worden met andere applicaties. Zo kunt u bijvoorbeeld een chatfunctionaliteit van uw website, WhatsApp chat, Teams chat en de interne Xelion chat koppelen aan diverse applicaties zodat inkomende berichten bij de juiste projecten of dossiers geplaatst worden.

Microsoft Teams integratie

Met de integratie van Teams en Xelion kunt u via Teams bellen met alle vaste en mobiele nummers. De beller ziet uw kantoornummer in beeld verschijnen, en als iemand naar kantoor belt, kan er behalve naar de bekende interne Xelion nummers ook worden doorverbonden naar Teams gebruikers. Handig als u bijvoorbeeld tijdens het thuiswerken collega’s wilt bereiken die geen mobiel van de zaak hebben. Ook deze gespreksdata kan via de Xelion centrale weer gekoppeld worden aan diverse softwareapplicaties.*

Aan de slag met de integraties

Om te profiteren van onze integraties heeft u een geschikt softwarepakket en een Xelion telefooncentrale nodig. De Xelion telefooncentrales zijn betrouwbaar, veilig, flexibel en schaalbaar. Xelion is een zogenaamde VOIP oplossing, aangeboden vanuit de cloud. Dit betekent dat u geen omkijken heeft naar het beheer, onderhoud en updates, en toch profiteert van kristalhelder geluid, stabiele verbindingen en dankzij de API van Xelion, een groot aantal mogelijkheden op het gebied van software integraties.

Kiest u voor Xelion via Helder Telecom & ICT, dan is alles op het gebied van uw telefonie geregeld, zonder omkijken, voor een vast bedrag per gebruiker per maand. Helder Telecom & ICT zorgt voor een stabiel telefoniesysteem dat ervoor zorgt dat uw kantoor altijd bereikbaar is, en dat u uw cliënten de best mogelijke service kunt bieden.

Meer weten?

Ga naar www.heldertelecom.nl/integraties of bel 088-4435333.

Met onder andere de volgende softwarepakketten is een integratie mogelijk:

  • NEXTassyst
  • NEXTmatters
  • CClaw
  • Epona ContactManager
  • BaseNet
  • Praclox OthoMatic
  • AFAS Online
  • Exact
  • Twinfield
  • Hubspot
  • Microsoft Teams
  • WhatsApp for Business
  • en meer...

De voordelen op een rij:

  • Direct bellen vanuit uw favoriete ­software.
  • Herken inkomende gesprekken van cliënten voor een betere en snellere service.
  • Alle informatie van uw cliënt direct in beeld.
  • Automatische declaratie en administratie van tijd.
  • Eenvoudig in gebruik.
  • Alles geregeld voor een vaste prijs per ­gebruiker per maand.
  • Breed pallet aan integratie­mogelijkheden.
  • Optie om gesprekken op te nemen en aan een dossier te koppelen.

 

Dit artikel is ook gepubliceerd in het Lexxyn Groep magazine Legal&Tech editie 2. Het volledige magazine kunt u hier lezen.

 

© Copyright 2021

Disclaimer