Dimmen Wesdijk, eigenaar van Helder Telecom & ICT, heeft de afgelopen maanden het aantal online meetings en events in zijn agenda explosief zien groeien. “Daar waar mijn agenda zich vulde met digitale meetings, zagen we dit ook bij onze klanten gebeuren. De omschakeling van de fysieke vergadering naar het virtuele overleg verliep vlot, maar dat kan ik helaas niet zeggen over de manier waarop veel van deze overleggen verliepen.”
De eigen ervaring van Dimmen, maar ook zeker de vragen die het bedrijf kreeg naar aanleiding van het webinar ‘Klantcontact in het nieuwe normaal’, waarbij met name de technische aspecten van thuiswerken en virtueel contact houden zijn aangestipt, heeft ertoe geleid dat Helder Telecom & ICT haar volgende webinar wilde richten op de praktische kant van online bijeenkomsten.
Dimmen: “Hoewel we stuk voor stuk onze draai beginnen te vinden in deze virtuele wereld, denk ik wel dat we nog geen 10% van de mogelijkheden van een digitale meeting gebruiken.”
Omdat Dimmen en zijn collega’s zelf niet gespecialiseerd zijn in het organiseren van digitale bijeenkomsten, hebben ze de hulp ingeschakeld van ITHACA. Klant bij Helder Telecom & ICT, maar bovenal netwerkbureau voor evenementen en communicatie. Samen met dit bureau is de virtuele Masterclass ‘Inspiratie en handvatten voor online meetings’ samengesteld, welke heeft plaatsgevonden op 7 juli.
Tijdens deze Masterclass wist de eigenaresse van ITHACA, Joyce Bokhoven, als geen ander uit te leggen wat de voordelen zijn van een online event en hoe je dit het beste kunt aanvliegen. Kan iedereen zich bij een on-site (live) event een levendige voorstelling maken, voor online is dat vaak lastiger. Daarom licht ze een aantal online en hybride event formats toe en legt ze uit voor welke groep(en) deze het beste ingezet kunnen worden, hoe je de organisatie en uitvoering hiervan het beste aan kunt pakken en welke handige tools een waardevolle aanvulling zijn op een online event. Joyce: “Natuurlijk zijn wij ook nog steeds groot voorstander van mensen beetpakken, handen schudden en samen in één ruimte iets voor elkaar krijgen, maar online samenwerken werkt echt heel goed en soms zelfs nog veel beter!”
Online meetings worden door sommige mensen als vermoeiend ervaren en zij vinden het lastig om zich langere tijd te concentreren en actief te blijven achter een beeldscherm. Daar zijn tal van oplossingen voor; reden om Annemarie Steen, de bedenker van Play-Break, aan het woord te laten tijdens de masterclass. Annemarie geeft tips om de verveling voor te zijn, de deelnemer aan een online event enthousiast te maken en te houden en vooral actief deel te laten nemen.
Omdat niet alleen de inhoud van je meeting belangijk is maar zeker ook de manier waarop je overkomt op je publiek, komt Samme Allen aan het woord. Zij is een Britse event professional, gespecialiseerd in het moderaten van events, met recent de focus op online. Ze geeft niet alleen waardevolle tips, maar ze laat bovenal ook zien waarom zij zo goed is in het voeren van een videogesprek, en ook het delen van een onfortuinlijke blooper zal u helpen om een volgend virtueel event optimaal te laten verlopen.
In het huidige digitale tijdperk is de techniek er helemaal klaar voor. Met creatief nadenken en een gezonde dosis lef om deze originele ideeën uit te voeren, zult u zien dat ook virtuele meetings hun vruchten afwerpen. Misschien wel meer dan u van te voren had verwacht.
Wilt u ook weten of u (nog) meer profijt kunt halen uit uw online meetings? Kijk dan de volledige Masterclass terug, en pas de tips en handvatten toe die het beste bij uw organisatie of virtuele meeting aansluiten.
