“Rechtbanken faxen digitaal, hoe levert u in 2019 uw stukken aan?”

Enige jaren geleden leek de fax met uitsterven bedreigd, maar nu blijkt dat de fax voor de juridische sector essentieel blijft. Het verdwijnen van alle ISDN-verbindingen medio 2019, staat het traditionele faxproces echter in weg. En nu de ontwikkelingen omtrent digitaal procederen (programma KEI) in zwaar weer zitten is men door wetgeving nog steeds mede afhankelijk van de fax. Door deze ontwikkelingen komen juridisch dienstverleners in een lastige situatie terecht. Een groot deel van de communicatie met de rechtbank verloopt namelijk per fax, en veel traditionele faxen maken nog gebruik van een ISDN-lijn. Het wegvallen van deze verbindingen maakt dat veel juridische kantoren noodgedwongen hun manier van faxen moeten veranderen.

De traditionele manier van faxen wordt veelal vervangen door digitaal faxen. Deze vorm van faxen heeft echter de perceptie dat het risicovol en onbetrouwbaar kan zijn. Twee woorden waar je je als juridisch dienstverlener niet aan wilt branden.

Er zijn echter e-fax oplossingen waarbij de betrouwbaarheid vergelijkbaar is met die van de traditionele fax. Zo is De Rechtspraak in Nederland al enige tijd bezig met het digitaliseren van hun processen en zij hebben inmiddels de digitale faxoplossing Faxination geïmplementeerd. Een betrouwbare faxoplossing die bovendien gebruik maakt van aflevergaranties (geborgd in SLA’s). Deze e-fax oplossing vormt de basis voor Helder Legal Fax, de digitale fax die wij aanbieden aan juridische kantoren.

De 8 voordelen van Helder Legal Fax

  • Aflevergarantie (geborgd in een SLA) - Géén Best effort dienst
  • Afleverrapport na iedere faxverzending
  • Ondersteund meer bestandsformaten dan alleen pdf
  • Hoge beschikbaarheidsratio – nooit een in-gesprek-toon
  • Geen software installatie nodig. De fax wordt verzonden vanuit de email client verzonden
  • GDPR-Compliant (additionele informatie beschikbaar bij de accountmanager)
  • Documenten worden niet opgeslagen
  • Transactielog op aanvraag beschikbaar

Zorgpunten

Daar waar ondernemingen in de juridische sector geadviseerd worden over te stappen naar een betrouwbare digitale faxdienst geeft De Rechtspraak wel aan dat er, ondanks alle security maatregelen, toch nog een aantal zorgpunten zijn bij het gebruik van Cloud faxvoorzieningen. Deze zorgpunten worden niet voor niks aangestipt, en wij adviseren onze klanten altijd zich hier goed van bewust te zijn wanneer ze overstappen naar een digitale fax-oplossing. Hieronder vindt u de zorgpunten en daarbij onze adviezen en oplossingen.

Een faxbericht kan terechtkomen in een cloudoplossing buiten de Nederlandse of Europese grenzen of rechtsgebieden
Alle faxen verzonden met Helder Legal Fax, worden via een server binnen de Europese Unie verzonden. Indien de faxen op de correcte manier worden verzonden, is de kans dat de informatie uit de fax in een cloudoplossing buiten de grenzen van de EU terecht komt nihil.

Een faxbericht kan door onbevoegden worden gelezen of gemuteerd
Het faxnummer wat in gebruik is voor Helder Legal Fax, wordt gekoppeld aan een mailbox. Enkel de personen die toegang hebben tot deze mailbox kunnen de inkomende faxen inzien.
Voor uitgaande faxen maakt Helder Legal Fax gebruik van de SPF (Sender Policy Framework) technologie. Dit houdt in dat de verzending van faxen is gelimiteerd tot een whitelist met door het systeem geverifieerde emailadressen, zodat bijvoorbeeld Phishing kan worden voorkomen.

Een faxbericht kan terecht komen bij onbevoegden
Deze risicofactor hangt af van de zorgvuldigheid van de gebruikers van Helder Legal Fax en haar ontvangers. Digitale veiligheid begint met bewustwording. Vaak is de mens de "zwakste" schakel. Een awareness training kan medewerkers bewust maken van eventuele risico's.

Bovenstaande risico’s bestaan al geruime tijd, ook voor de rechtbanken gebruik gingen maken van de faxination dienst. Bij zorgvuldig gebruik kunnen deze zorgpunten echter tot een minimum gereduceerd worden.

Faxvereisten

Om problemen te voorkomen geeft de Rechtspraak aan dat het belangrijk is dat er om een schriftelijke verzend- en ontvangstbevestiging gevraagd wordt nadat een faxbericht van en naar de Rechtbank is verzonden. Helder Legal Fax biedt deze mogelijkheid. Van iedere verzonden fax wordt een rapport opgemaakt waarin staat of de verzending van de fax is gelukt. In het enkele geval dat een fax niet goed is aangekomen wordt hier melding van gemaakt en kan de fax direct nogmaals verzonden worden. 

Anno 2018 is de digitale Fax niet meer weg te denken uit het bedrijfsleven. Helder Legal Fax is de e-Fax variant voor de juridische praktijk, waarmee ook u uw stukken op een veilige en snelle manier kunt aan leveren bij de Rechtspraak. 

© Copyright 2018

Disclaimer